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Circolare
Ministeriale 31 marzo 1999, n. 84
Prot. n. 344/N
Oggetto:
Autocertificazione
Vengono segnalate, per le vie brevi, incertezze in ordine
all'applicazione delle norme relative all'autocertificazione, incertezze
per sovvenire alle quali si ritiene opportuno riportare, di seguito, un
breve vademecum che, pur se non esaustivo di tutte le problematiche
connesse all'argomento, può costituire un valido ausilio per gli
operatori.
Ciò premesso, è utile sottolineare come l'origine della
autocertificazione è da ricondursi alla legge 4 gennaio 1968 n. 15 -
Norme sulla documentazione amministrativa e sulla legalizzazione e
autenticazione di firma cui poi hanno fatto seguito:
- la legge 8/6/1990 n. 142 -
Ordinamento delle autonomie locali,
- la legge 7/8/1990 n. 241 -
Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di
accesso ai documenti amministrativi,
- la legge 15/3/1997 n. 59 -
Delega al governo per il conferimento di funzioni e compiti alle
regioni ed enti locali per la riforma della p.a. e la semplificazione
amministrativa,
- la legge 15/5/1997 n. 127 -
Misure urgenti per lo snellimento delle attività amministrative dei
procedimenti di decisione e di controllo,
- il dpr 28/4/1998 n. 351 -
Regolamento recante norme per la semplificazione dei procedimenti in
materia di cessazione dal servizio e di trattamento di quiescenza del
personale della scuola, a norma dell'art.20 - comma 8, della legge
15/3/1997 n.59,
- la legge 16/6/1998 n. 191 -
Modifiche e integrazioni alle leggi 15/3/1997 n. 59 e 15/5/1997 n.
127, nonché norme in materia di formazione del personale dipendente e
di lavoro a distanza nelle pubbliche amministrazioni. Disposizioni in
materia di edilizia scolastica,
- e infine il dpr 20/10/1998
n. 403 - Regolamento di attuazione degli articoli 1, 2 e 3 della legge
15/5/1997 n. 127.
Alla luce, pertanto, della
precitata normativa primaria sulle autocertificazioni, i cittadini, nei
rapporti con le Pubbliche Amministrazioni (ministeri, università
provveditorati agli studi, uffici finanziari, uffici tecnici erariali,
uffici collocamento, prefetture, questure, regioni, province, comuni
aziende sanitarie locali, ospedali militari e civili ecc.), e con gli
esercenti pubblici servizi (poste, Enel, Italgas, Acea, Ferrovie, Telecom
ecc.), possono sostituire, con dichiarazioni sottoscritte dall'interessato
senza alcuna necessità di autenticazione della firma la seguente
documentazione: luogo e data di nascita, residenza, cittadinanza,
godimento di diritti politici, stato di celibe, coniugato o vedovo, stato
di famiglia, esistenza in vita, nascita di figlio, decesso del coniuge,
dell'ascendente o discendente, posizione agli effetti degli obblighi
militari iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla pubblica
amministrazione (Art. 2 legge 4/1/1968 n. 15 per come modificato dall'art.
3 - comma 10 della legge 15/5/1997 n. 127).
Nei rapporti con le pubbliche
amministrazioni (tutte le amministrazioni dello stato, ivi compresi gli
istituti e le scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le
aziende e amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le regioni,
le province i comuni, le comunità montane e loro consorzi e associazioni,
le istituzioni universitarie, gli istituti autonomi delle case popolari,
le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro
associazioni, tutti gli enti pubblici non nazionali) e con i concessionari
di pubblici servizi, i cittadini, oltre a quanto previsto dalla legge
4/1/1968 n. 15 e sopra riportato, possono documentare mediante
dichiarazioni sostitutive di notorietà, senza alcuna necessità di
autenticazione della sottoscrizione, i seguenti stati, fatti e qualità
personali:
a) titolo di studio o
qualifica professionale posseduta, esami sostenuti titolo di
specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di
qualificazione tecnica;
b) situazione reddituale
o economica, anche ai fini della concessione di benefici e vantaggi di
qualsiasi tipo previsti da leggi speciali, assolvimento di speciali
obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto,
possesso e numero del codice fiscale, della partita Iva e di qualsiasi
dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria e inerente
all'interessato;
c) stato di
disoccupazione, qualità di pensionato e categoria di pensione, qualità
di studente o di casalinga;
d) qualità di legale
rappresentate di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e
simili;
e) iscrizioni presso
associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
f) tutte le posizioni
relative all'adempimento degli obblighi militari, comprese quelle di cui
all'art. 77 del dpr 14/2/1964 n. 237, come modificato dall'art. 22 della
legge 24/12/1986 n. 958;
g) di non aver riportato
condanne penali;
h) qualità di vivenza a
carico;
i) tutti i dati a
diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato
civile (art. 2 - legge 4/1/1968 n. 15 e artt. 1 e seguenti del dpr
20/10/1998.
Le suddette dichiarazioni
sostitutive di notorietà, concernenti fatti, stati e qualità personali a
diretta conoscenza dei singoli, possono essere sostituite da dichiarazione
sostitutiva resa e sottoscritta dinanzi al funzionario competente a
ricevere la documentazione, o dinanzi ad un notaio, cancelliere,
segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco, il quale
provvede alla autenticazione ai sensi dell'art.20 della legge 4/1/1968
n.15.
Quando la dichiarazione
sostitutiva di atto di notorietà è resa ad impresa di gestione di
servizi pubblici, sottoscrive l'autentica il funzionario incaricato dal
rappresentante legale dell'impresa.
La dichiarazione che il
dichiarante rende nel proprio interesse può riguardare anche stati, fatti
e qualità personali relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta
conoscenza. Inoltre, tale dichiarazione può riguardare anche la
conoscenza del fatto che la copia di una pubblicazione è conforme
all'originale.
Le predette dichiarazioni
sostitutive possono essere anche contestuali alle istanze cui si
riferiscono e sono sottoscritte dall'interessato in presenza di tale
addetto. (Art. 4 legge 4/V1968 n. 15 art. 3 - comma 9 legge 15/5/1997 n.
127 e art. 3 dpr 20/10/1998 p. 403).
Sanzioni: le dichiarazioni
mendaci, le falsità negli atti e l'uso di atti falsi nei casi previsti
dalle precitate leggi sono punibili ai sensi del codice penale e dalle
leggi special) in materia. (Art.26
legge 16/1/1968 n.15 - art.3 - comma 10 legge 15/5/1997 n.127 - art.2
legge 16/ó/1998 n. 191).
Inoltre, qualora dai controlli
effettuati dall'amministrazione emerga la non validità del contenuto
della dichiarazione, fermo quanto indicato dall'art. 26 della legge
4/1/1968 n. 15, il dichiarante decade dai benefici eventualmente
conseguenti al provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non
veritiera (Art. 11 - comma 3 del dpr 20/10/1998 n. 403).
Sintetizzando quanto sopra in
merito alla certificazione, si ritiene utile riportare alcune altre utili
indicazioni operative, desumibili dalla normative indicate in premessa.
1)
Autenticazione di copie.
L'autenticazione delle copie di atti e documenti da produrre alla pubblica
amministrazione, nonché ai gestori o esercenti di pubblici servizi, può
essere fatta oltre che dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o
presso il quale è depositato l'originale, dal notaio, cancelliere,
segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco, anche da
quello presso il quale deve essere prodotto il documento, previa
esibizione dell'originale e della sue fotocopia (Art. 14 - legge 4/1/1968
n.15).
2) Domande di
partecipazione a concorsi delle amministrazioni pubbliche.
È vietato chiedere l'autenticazione delle domande di partecipazione a
selezioni per l'assunzione, a qualsiasi titolo nelle pubbliche
amministrazioni nonché a esami per il conseguimento di abilitazioni,
diplomi o titoli culturali (Art. 3 - comma 5 legge 15/5/1997 n. 127 e art.
2 comma 8 legge 16/6/1998 n.191).
3) Fotografie.
Qualora le fotografie, richieste per il rilascio di documenti personali
siano esibite personalmente dall'interessato, le medesime sono legalizzate
direttamente dall'ufficio ricevente (Art.2 - comma 7 - legge 15/5/1997
n.127).
4) Istanze
dirette a pubbliche amministrazioni.
La sottoscrizione di istanze da produrre agli organi della pubblica
amministrazione e ai gestori o esercenti di pubblici servizi, se avviene
in presenza del personale addetto o se l'istanza è accompagnata dalla
fotocopia, anche non autenticata, di un documento di identità del
sottoscrittore, non è soggetta ad autenticazione, anche se contengono
dichiarazioni sostitutive rese ai sensi degli articoli 3 e 4 della legge
4/1/1968 n. 15. L'istanza e la copia fotostatica del documento possono
essere inviate per via telematica (Art. 3 - comma 11 - legge 15/5/1997 n.
127 - Art. 2 - commi 10 e 11 legge 16/6/1998 n.191).
5) Istanze che
comportino o consentano, per l'attestazione di dati personali,
l'esibizione di documenti di riconoscimento.
I dati relativi al cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza,
stato civile e residenza, attestati in validi documenti di riconoscimento,
hanno lo stesso valve probatorio dei corrispondenti certificati. Se
all'atto della presentazione di una istanza è prevista l'esibizione di un
documento di riconoscimento, è fatto divieto alle amministrazioni
pubbliche e ai gestori 0 esercenti di pubblici servizi richiedere
certificati attestanti stato o fatti contenuti nel documento di
riconoscimento esibito, salvo la facoltà della verifica nel corso del
procedimento, della veridicità dei dati contenuti nel documento di
identità e, se non corrispondenti, l'applicazione delle sanzioni penali
previste dall'art. 489 del codice penale. Il rifiuto del dipendente
addetto di accettare tale documentazione costituisce violazione dei doveri
d'ufficio (Art. 3 - comma 1 - legge 15/5/1997 n. 127 e art. 7 dpr
20/10/1998 n.403).
6) Validità dei
certificati.
I certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni, attestanti stati
e fatti personali non soggetti a modificazione, hanno validità
illimitata. Le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla
data di rilascio, salvo che disposizioni di legge o regolamentari
prevedano validità superiore. I certificati anagrafici e di stato civile,
gli estratti e le copie integrali degli atti di stato civile sono ammessi
dalle pubbliche amministrazioni nonché, dai gestori o esercenti di
pubblici servizi anche oltre il termine di validità previa dichiarazione,
da parte dell'interessato in fondo al certificato, che le informazioni
contenute non hanno subito variazioni dalla data del rilascio. Il
procedimento per il quale gli atti certificativi sono richiesti deve avere
comunque corso, una volta acquisita la dichiarazione dell'interessato.
L'amministrazione ha facoltà di verificare l'autenticità
dell'attestazione e, in caso di false dichiarazione, si applicano le
sanzioni penali previste dall'art. 26 della legge 15/1/1968 n. 15 (Art.
195 del rd 9/7/1939 n. 1238 - Art. 2 commi 3 e 4 della legge 15/5/1997
n.127 e art.2 - commi 2 e 3 - legge 16/6/1998 n.191).
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